Chaos kostet mehr als Zeit, es kostet Wachstum.
Manche Menschen trifft man einmal und weiß sofort, dass die Zusammenarbeit irgendwann kommen wird.
So ging es uns mit Diana. Kennengelernt haben wir uns auf verschiedenen Netzwerkveranstaltungen und später auch persönlich bei uns im Büro. Zuletzt trafen wir uns beim Frauenfinanz-Vortrag von Maria Sachse, bei dem auch wir einen Vortragsblock gestalten durften.
Dabei wurde einmal mehr deutlich, wie wichtig starke Partner im Business sind. Während wir für Rechtssicherheit sorgen, schafft Diana mit Struktur, Organisation und effizienter Unterstützung den Freiraum, den Unternehmern für ihr Wachstum brauchen.
Für uns war schnell klar: Diana gehört in unsere Reihe „Helden im Fokus“. Im Interview spricht sie darüber, warum niemand alles allein schaffen muss, wie gute Prozesse den Business-Alltag verändern und weshalb Unterstützung oft der Schlüssel zu mehr Erfolg ist.
Diana, stell dich unseren Lesern einmal vor:
Wer bist du und welche Mission verfolgst du mit deinem
Business als Virtuelle Assistentin?
Ich bin Diana Höhne, Virtuelle Assistentin mit Herz für Struktur, Organisation und alles, was Unternehmer:innen im Alltag den Rücken freihält. Ich unterstütze Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, ihre Büroorganisation, Buchhaltungsvorbereitung, Prozesse und administrativen Aufgaben klarer, einfacher und effizienter zu gestalten.
Meine Mission ist es, mehr Leichtigkeit in den Business-Alltag zu bringen. Denn viele Unternehmer:innen sind fachlich großartig in dem, was sie tun, verlieren aber unglaublich viel Energie an Aufgaben, die sie zwar erledigen müssen, die sie aber nicht unbedingt selbst machen sollten. Genau da komme ich ins Spiel: Ich schaffe Ordnung, denke mit, strukturiere und sorge dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft.
Und ganz ehrlich: Ich liebe es, wenn aus „Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll“ plötzlich ein klarer Plan wird.
Jede Heldengeschichte hat einen Anfang: Wie bist du zur Virtuellen Assistenz gekommen und was hat dich dazu bewegt, diesen Weg einzuschlagen?
Ich habe schon immer gern organisiert, koordiniert und Dinge in klare Bahnen gebracht. In meinen bisherigen beruflichen Stationen habe ich gemerkt, dass genau darin meine Stärke liegt: den Überblick behalten, Prioritäten setzen, mitdenken und dafür sorgen, dass Aufgaben wirklich erledigt werden.
Der Schritt in die Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin war für mich dann vom ersten Interesse bis hin zu einem Plan sehr aufregend, aber im Nachhinein naheliegend. Ich wollte meine Erfahrung gezielt dort einsetzen, wo sie wirklich entlastet: bei Unternehmer:innen, die wachsen, sichtbar sein und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.
Mich hat besonders gereizt, flexibel, eigenverantwortlich und partnerschaftlich mit verschiedenen Menschen und Unternehmen zusammenzuarbeiten. Heute weiß ich: Das war genau der richtige Weg. Ich darf ganz unterschiedliche Businesses kennenlernen, mich einbringen und dabei helfen, dass aus Chaos wieder Klarheit wird. Und das macht mir unglaublich viel Spaß.
„Unterstützung ist kein Luxus, sondern eine bewusste unternehmerische Entscheidung.
Wer Aufgaben abgibt, schafft Raum für das, was wirklich zählt.“
Viele Unternehmer glauben, sie müssten alles selbst machen. Was kostet sie diese Denkweise aus deiner Sicht wirklich?
Diese Denkweise kostet vor allem Zeit, Energie und oft auch Wachstum. Viele Selbstständige hängen an Aufgaben fest, die zwar wichtig sind, aber nicht unbedingt ihre eigene Expertise brauchen. Am Ende sitzen sie abends noch an E-Mails, Belegen, Listen oder organisatorischen Kleinigkeiten, obwohl sie ihre Energie eigentlich für Kund:innen, Strategie oder neue Ideen bräuchten.
Was dabei oft unterschätzt wird: Es kostet nicht nur Arbeitszeit. Es kostet auch mentale Kapazität. Dieses ständige „Ich muss noch schnell…“ ist ein echter Konzentrationskiller. Und „schnell“ ist im Business ja meistens das kleine Wort für „hat dann doch wieder zwei Stunden gedauert“.
Aus meiner Sicht ist Unterstützung kein Luxus, sondern eine bewusste unternehmerische Entscheidung. Wer Aufgaben abgibt, schafft Raum für das, was wirklich zählt.
Was ist der größte Fehler, den Selbstständige im Bereich Organisation, Prozesse oder Zeitmanagement machen?
Der größte Fehler ist aus meiner Sicht, Organisation erst dann ernst zu nehmen, wenn es schon brennt. Viele starten mit improvisierten Abläufen, weil es am Anfang ja „noch irgendwie geht“. Das funktioniert eine Weile, aber irgendwann wachsen Aufgaben, Kund:innen, E-Mails, Rechnungen und To-dos schneller als die eigenen Strukturen.
Dann wird aus Flexibilität plötzlich Überforderung. Ein weiterer Klassiker ist, alles im Kopf behalten zu wollen. Das klingt erstmal praktisch, ist aber auf Dauer ungefähr so zuverlässig wie ein Einkaufszettel, den man zu Hause liegen lässt. Gute Organisation bedeutet nicht, alles perfekt zu machen. Es bedeutet, klare Abläufe zu schaffen, die den Alltag einfacher machen.
Wenn du einer Unternehmerin nur einen einzigen Tipp geben könntest, um sofort produktiver zu werden, welcher wäre das?
Schreib alles aus deinem Kopf raus und bring es in eine klare Struktur.
Viele Unternehmerinnen verlieren täglich Energie, weil Aufgaben, Ideen, Erinnerungen und offene Punkte lose im Kopf herumschwirren. Sobald alles sichtbar wird, kann man sortieren, priorisieren und entscheiden: Was ist wirklich wichtig? Was kann warten? Was kann delegiert werden?
Mein Tipp ist also: Ein zentrales System für Aufgaben schaffen. Nicht fünf Notizbücher, drei Post-its, zwei Apps und eine Serviette aus dem Café. Ein Ort, an dem alles zusammenläuft. Das bringt sofort mehr Ruhe und macht produktiver, ohne dass man gleich sein ganzes Leben umstrukturieren muss.
Warum war dir ein professioneller und rechtssicherer Auftritt für dein Business wichtig?
Für mich ist ein professioneller Auftritt ein wichtiger Teil von Vertrauen. Wenn Menschen mit mir zusammenarbeiten, sollen sie von Anfang an das Gefühl haben: Hier ist jemand verlässlich, strukturiert und gut aufgestellt.
Gleichzeitig war mir auch wichtig, mich selbst sicher zu fühlen. Gerade als Selbstständige ist die eigene Sichtbarkeit ein großes Thema. Ich möchte gefunden werden, professionell auftreten und gleichzeitig nicht überall private Daten preisgeben müssen. Mein Impressum von den Impressumshelden hat mir da wirklich viel Kopfzerbrechen abgenommen.
Niemand sieht jetzt, wo ich wohne, und ich kann mit einem sicheren Gefühl sichtbarer werden. Für mich ist das ein riesiger Unterschied. Es fühlt sich einfach gut an, zu wissen: Mein Auftritt ist professionell, rechtssicher und schützt gleichzeitig meine Privatsphäre.
Was bedeutet für dich persönlich Heldentum im Business?
Heldentum im Business bedeutet für mich nicht, alles allein zu schaffen oder immer stark wirken zu müssen. Im Gegenteil: Für mich sind echte Held:innen die Menschen, die Verantwortung übernehmen, mutige Entscheidungen treffen und sich Unterstützung holen, wenn sie merken, dass sie nicht alles allein tragen müssen.
Es bedeutet auch, dranzubleiben, ehrlich hinzuschauen und das eigene Business so zu gestalten, dass es langfristig gut funktioniert, nicht nur nach außen, sondern auch im Alltag dahinter. Und manchmal ist Heldentum auch ganz leise: eine gute Entscheidung, ein klarer Prozess, eine mutige E-Mail oder der Moment, in dem man sagt: „Okay, das muss ich nicht mehr alles selbst machen.“
Für mich ist Business-Heldentum genau das: gemeinsam mehr erreichen, mit Klarheit, Vertrauen und einer guten Portion Humor.
Heldentum im Business bedeutet nicht, alles allein zu schaffen. Es bedeutet, die richtigen Entscheidungen zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und sich Unterstützung zu holen, wenn sie gebraucht wird.
Die Bilder von Diana wurden uns bereitgestellt.